Formální překlepy, zapomenuté náležitosti nebo špatně nastavené procesy vás mohou stát nejen drahocenný čas strávený nápravou, ale v horším případě i tisíce korun a nervy s finančním úřadem či neplatiči. Podívejme se na nejčastější fakturační přešlapy a jak se jim jednou provždy vyhnout.
1. Fakturační „retro“ aneb Nekonečné patlání v Excelu
Ruku na srdce – kolikrát už jste vzali starou fakturu v Excelu nebo Wordu, přepsali v ní údaje, uložili ji jako PDF a poslali? Tento systém funguje skvěle. Tedy přesně do chvíle, než:
-
Zapomenete přepsat variabilní symbol, takže vám klient pošle peníze pod cizí identitou.
-
Přehlédnete staré datum splatnosti nebo špatné číslo účtu.
-
Zkopírujete chybu v součtech, protože vám ujela buňka ve vzorci.
Jak z toho ven? Svět se posunul. Používání moderních fakturačních nástrojů a online aplikací dnes stojí pár korun (nebo je pro začátku zdarma). Program pohlídá číselné řady, automaticky dopočítá DPH, vyplní údaje o klientovi podle IČO z registru a vygeneruje QR kód.
2. Chybějící nebo nesprávné zákonné náležitosti
Finanční úřad nemá smysl pro kreativitu. Pokud na faktuře chybí to, co tam podle zákona být má, koledujete si o problém – a to jak vy, tak váš klient, který si kvůli vaší chybě nemůže dát náklad do účetnictví.
Mezi nejčastější opomenutí patří:
-
Chybějící údaj o zápisu v registru: Jako OSVČ musíte mít na faktuře uvedeno, v jakém živnostenském rejstříku jste zapsáni. Firmy zase potřebují údaj o zápisu v obchodním rejstříku (včetně spisové značky).
-
Zmatky kolem DPH: Neplátce DPH nesmí na faktuře uvádět daň, ani psát fráze jako „DPH 0 %“. Správně má uvést kouzelnou formuli: „Nejsem plátce DPH“. Plátci naopak musí striktně hlídat DIČ a DUZP (datum uskutečnění zdanitelného plnění).
3. Ignorování QR kódů (Sami si brzdíte cashflow)
Žijeme v rychlé době. Nikdo dnes nechce ručně přepisovat čtyřiadvacetimístné číslo účtu, variabilní symbol a částku do mobilního bankovnictví. Pokud na vaší faktuře chybí QR kód, klient platbu pravděpodobně odloží na moment, „až bude u počítače“. A z tohoto momentu se snadno stane týdenní zpoždění.
Tip: Faktura s QR kódem bývá proplacená prokazatelně rychleji. Pro klienta je to otázka dvou kliknutí v mobilu.
4. Alibistické nebo příliš dlouhé lhůty splatnosti
Dát klientovi na fakturu splatnost 30 dní, „aby měl dost času“, je v malém podnikání často luxus, který ohrožuje vaše vlastní cashflow. Naopak splatnost „ihned“ působí agresivně a je nereálná, pokud faktura prochází schvalovacím kolečkem ve firmě.
-
Standardem je dnes 14 dní. Pokud pracujete na větším projektu, nebojte se nastavit si zálohové faktury. Nemusíte sponzorovat byznys někoho jiného ze svého.
5. Strach ozvat se o své peníze
Poslali jste fakturu, splatnost uplynula a na účtu je ticho. Spousta podnikatelů čeká. Týden, dva, měsíc... Nechtějí klienta „otravovat“, aby nevypadali zoufale. Výsledek? Klient na fakturu prostě jen zapomněl, nebo testuje, co si může dovolit.
Řešení: Nastavte si automatické upomínky. Když systém pošle 2 dny po splatnosti zdvořilý e-mail s textem: „Dobrý den, pravděpodobně vám mezi ostatními e-maily zapadla naše faktura...“, nikdo se neurazí. Automat navíc snímá z vašich ramen ten nepříjemný pocit, že musíte někoho urgovat osobně.
Shrnutí: Fakturujte chytře, ne tvrdě
Vaše faktura je vizitkou vaší profesionality. Pokud dorazí přehledná, legislativně správná, s QR kódem a v profesionálním designu, dáváte klientovi najevo, že máte ve svém byznysu pořádek. A co je nejdůležitější – peníze budete mít na účtu mnohem rychleji a bez zbytečného stresu.